PEDOMAN SMAP

PT Multindo Auto Finance
Pedoman Sistem Manajemen Anti Penyuapan

Penerapan Sistem Manajemen Anti Penyuapan (SMAP) untuk memperkuat tata kelola perusahaan yang bersih dan mengurangi risiko penyuapan dalam aspek kepatuhan, hukum, operasional, dan reputasi. 

Dasar Hukum:
SMAP berlandaskan UU Anti Suap, UU Pemberantasan Korupsi, serta peraturan OJK dan Kementerian Keuangan yang mengatur perlindungan konsumen, gratifikasi, dan manajemen risiko di sektor jasa keuangan.

Prinsip SMAP di Perusahaan meliputi: 

1. Proposional Prosedur
    Kebijakan disesuaikan dengan risiko dan kompleksitas usaha.
2. Komitmen
    Dukungan dari manajemen dan karyawan melalui Deklarasi Anti Penyuapan & Pakta Integritas. 
3. Manajemen Risiko
    Mengintegrasikan risiko kepatuhan, hukum, reputasi, dan operasional. 
4. Due Diligence
    Uji kepatuhan melalui klarifikasi, mitigasi risiko, dan sanksi. 
4. Komunikasi
    Sosialisasi dan sistem whistle-blower untuk transparansi.
5. Monitoring & Evaluasi
    Pendekatan PDCA untuk efektivitas SMAP.

Kode etik SMAP harus dikomunikasikan dan mudah diakses oleh seluruh pemangku kepentingan, mendukung praktik bisnis yang bersih dan transparan. 

Penegakkan komitmen anti penyuapan melalui pendekatan law-enforcement, menuntut kepatuhan terhadap aturan dan nilai-nilai etika. 

1. Deklarasi Anti Penyuapan ditandatangani oleh pihak utama. 
2. Pakta Integritas wajib bagi seluruh karyawan sejak awal bekerja. 
3. Komitmen Direksi & Komisaris dalam kebijakan, kelembagaan, dan pelaksanaan. 

Larangan tegas terhadap suap, gratifikasi, dan pelanggaran norma hukum, moral, serta etika bisnis.

Pengelolaan risiko penyuapan dalam empat aspek utama: 

1. Risiko Kepatuhan: Memastikan kebijakan anti penyuapan sesuai regulasi. 
2. Risiko Hukum: Potensi tuntutan hukum akibat pelanggaran atau kelemahan aturan internal. 
3. Risiko Reputasi: Dampak negatif terhadap kepercayaan pemangku kepentingan dan citra perusahaan. 
4. Risiko Operasional: Gangguan pada sistem dan proses akibat kasus penyuapan.

Due Diligence (Uji Tuntas) 
Due diligence dilakukan saat awal Kerjasama dan dilakukan berkala dalam proses perpanjangan masa kontrak kerjasama. Tujuannya adalah bersama-sama dalam mewujudkan kerjasama usaha yang bersih dan saling memberikan manfaat. Aspek uji tuntas mencakup informasi tentang organisasi, aset, utang, izin, dan implementasi Sistem Manajemen Anti Penyuapan (SMAP). 

Komunikasi

A. Media 

Media digunakan untuk menyampaikan informasi terkait penyuapan kepada pemangku kepentingan di PT Multindo Auto Finance. Informasi (aduan) harus disampaikan dengan jelas, aman, dan tepat sasaran. Sistem media seperti SISMAF memungkinkan pegawai untuk melaporkan dugaan penyuapan dengan bukti awal yang cukup dan identitas anonim. 

B. Dokumentasi 

SISMAF menyediakan layanan informasi yang memungkinkan pihak terkait menyampaikan dan menerima laporan penyuapan. Layanan ini juga dilengkapi dengan sistem monitoring dan notifikasi untuk memastikan kelancaran aduan. Pengaturan akses dan fitur dokumentasi akan ditentukan dalam Standar Operasional Perusahaan (SOP).

Monitoring dan Evaluasi
Sistem Manajemen Anti Penyuapan memerlukan pemantauan dan evaluasi untuk menilai efektivitasnya. Evaluasi dilakukan berkala atau insidental dengan hasil berupa rekomendasi perbaikan dan pelatihan, serta penegakan sanksi. Proses ini menggunakan pendekatan PDCA (Plan, Do, Check, Act), yang kemudian disampaikan kepada manajerial untuk tindak lanjut.

A. Perbaikan dan Tindak Lanjut

Perbaikan dilakukan untuk meningkatkan efektivitas dan keberlanjutan program anti-penyuapan. Tindak lanjut harus melibatkan komitmen manajerial dan dikomunikasikan kepada pegawai, kecuali terkait sanksi yang hanya untuk pihak manajerial.

B. Pelaporan dan Laporan Penerapan

Setiap tanggal 30 Januari, Internal Audit menyusun laporan penilaian penerapan sistem untuk manajerial. Laporan mencakup komitmen, perencanaan, pelaksanaan, evaluasi, perbaikan, dan respon terkait penerapan sistem anti-penyuapan. 

C. Penetapan dan Perubahan Pedoman

Pedoman Sistem Manajemen Anti Penyuapan ditetapkan oleh dewan komisaris dan direksi, serta disesuaikan dengan kondisi perusahaan dan peraturan yang berlaku.